Učinkovito planiranje i provedba inventure
Ljetni godišnji tek je prošao, a u mnogim se trgovačkim centrima već javljaju božićni ukrasi. Rijetko nam je već u to vrijeme stalo do medenjaka i čokoladnih djedova Božićnjaka. A ipak svaki se put čudimo kako se brzo približio kraj godine. Je li ovo preuranjeno pojavljivanje božićne dekoracije ipak savršeni primjer izvrsnog planiranja?
Kako je Vaše poduzeće pripremljeno za izazove koje nam donosi svaka godina? Isti zadaci koji se ponavljaju krajem godine, primjerice inventura, za mnoge tvrtke ne bi trebali predstavljati veliko iznenađenje. No ipak je u većini poduzeća osobito kraj godine obilježen vremenskim pritiskom i stresom. Zašto se ove godine ne biste već nešto ranije pripremili za redovitu inventuru?
U ovom ćete prilogu saznati sve što biste trebali znati o učinkovitom planiranju i neometanoj provedbi inventure. Najprije ćemo riješiti neka često postavljana pitanja o inventuri.
Zašto inventura?
Zašto je dobro napraviti inventuru?
Redovita inventura u Vašem poduzeću pomoći će Vam da utvrdite aktualno stvarno stanje. U inventuri se evidentira sva materijalna roba (fizička inventura), nematerijalna obrtna sredstva i dugovi (knjigovodstvena inventura) te pokretna dugotrajna imovina, dakle vozila, strojevi i oprema (inventura imovine).
Najmanje jednom godišnje, na definirani dan, inventurom se uvjeravate da je kontinuirano evidentiranje ulaza i izlaza u Vašem sustavu za upravljanje robom i knjigovodstvu Vaše tvrtke ispravno.
Ukratko, redovita inventura u Vašoj tvrtki:
- čini osnovu godišnjeg financijskog izvještaja
- identificira moguće gubitke nastale krađom ili nestankom
- ispravlja moguće pogreške u knjigovodstvu i sustavu za upravljanje robom
- daje Vam pregled robe (po vrijednosti i količini) koja se trenutačno nalazi u Vašem skladištu ili uredu
Godišnja inventura, dakle, ne služi samo za kontrolu kod porezne uprave. I za Vaše poduzeće inventura je dobro sredstvo za provjeru internog knjigovodstva i usporedbu planiranog i stvarnog stanja.
Jesam li dužan napraviti inventuru u svojoj tvrtki?
Porezna uprava za Vaše poduzeće propisuje inventuru ako je Vaše poduzeće obveznik bilanciranja. Ali i za manja poduzeća koja nisu obveznici bilanciranja dobrovoljna inventura dobra je za provjeru realne financijske situacije.
Savjet stručnjaka: u inventuri se nemojte usredotočiti samo na robu na skladištu. Popisati bi trebalo i robu koja ne utječe na poslovni rezultat, dakle proizvode koji izravno ne sudjeluju u stvaranju nove vrijednosti u Vašoj tvrtki. Time se primjerice misli na uredski pribor ili proizvode za čišćenje.
Mora li se inventura obavezno provoditi posljednji dan u godini?
Inventura je u načelu propisana za različita vremena: pri osnivanju poduzeća i u slučaju kadrovskih promjena uprave te redovito na kraju svake poslovne godine.
Poslovna se godina za najveći broj poduzeća podudara s kalendarskom godinom, pa je dan za provođenje godišnje inventure u pravilu 31. prosinca. Često nije moguće isti dan napraviti cijelu inventuru. Zato različite vrste inventure omogućuju inventuru prije ili poslije dana izrade godišnjeg financijskog izvještaja (vidi Vrste inventure).
Vrste inventure
Postoje različite vrste inventure koje možete primijeniti. Saznajte koja je vrsta inventure prikladna za Vašu tvrtku. Za inventure koje se ne obavljaju na zadani dan trebali biste biti sigurni da se sustav za upravljanje robom vodi točno. Kontinuirana inventura ne smije se koristiti za evidentiranje pokvarljive robe.
Inventura na zadani dan
Inventura na zadani dan najčešća je vrsta inventure. Pritom se cijela inventura obavlja na dan bilanciranja.
Dopuštena je inventura s vremenskim odmakom od najviše deset dana prije ili poslije dana izrade godišnjeg financijskog izvještaja. U tom slučaju na temelju potvrda za sve promjene vrijednosti ili količina u tim danima treba izračunati stvarno stanje na dan bilanciranja.
Pozor: ovo nije inventura na temelju slučajnog uzorka kod koje se inventura provodi na reprezentativnim nasumičnim uzorcima. Tu vrstu inventure treba službeno zatražiti od porezne uprave, a odobrava se samo jako velikim poduzećima pod posebnim preduvjetima.
Kontinuirana inventura
Kontinuiranom inventurom evidentirate stanje različitih robnih skupina na različite dane raspoređene tijekom godine. Jednom godišnje, na zadani dan bilanciranja, provodi se fizička inventura svih robnih skupina kako bi se usporedilo planirano stanje i stvarno stanje. Radi uštede resursa i vremena možete odabrati dan kad su robne zalihe na skladištu male.
Inventura s vremenskim odmakom
To je inventura koja se provodi s vremenskim odmakom. Takva inventura može se provesti tri mjeseca prije ili dva mjeseca poslije zadanog dana bilanciranja. Ipak, ključno je i dalje stvarno stanje na dan izrade godišnjeg financijskog izvještaja. Tu vrijednost treba odgovarajuće izračunati.
Inventura s vremenskim odmakom omogućava veću fleksibilnost. Ali ona krije i neke zamke jer sve promjene stanja radi ispravnog izračuna treba nekoliko mjeseci precizno dokumentirati.
Pozor: ovu vrstu inventure treba unaprijed zatražiti od porezne uprave.
Savjeti stručnjaka
Ovako ćete uspješno planirati i provesti inventuru
U nastavku Vam donosimo nekoliko praktičnih savjeta o optimalnom planiranju i provođenju Vaše sljedeće inventure:
1. Odaberite pravo vrijeme
Dan inventure u Vašem uredskom prostoru najbolje je odrediti u vrijeme kad u tvrtki nema puno gužve.
To vrijedi i za inventuru u skladištu. Ovdje osim toga obratite pozornost i na ovo: dobar trenutak za fizičku inventuru je kad u Vašem skladištu ima najmanje robe.
Vremenski odgođene inventure u početku Vam pružaju nešto fleksibilnosti. Ali nemojte zaboraviti isplanirati dodatno vrijeme za izračun stanja na dan bilanciranja. Što više dana leži između dana inventure i dana bilanciranja, to će Vam više vremena biti potrebno.
2. Isplanirajte dovoljno vremena
Ovisno o veličini Vaše tvrtke inventura traje nekoliko sati, jedan dan ili nekoliko dana. Ako niste sigurni, radije isplanirajte nešto više vremena kako biste izbjegli nehotične pogreške nastale uslijed vremenskog pritiska.
Mnoga poduzeća inventuru čak provode izvan redovitog radnog vremena kako bi se mogla potpuno usredotočiti na nju.
3. Optimalno raspodijelite radnike
Odvagnite možete li inventuru provesti s vlastitim radnicima ili bi bilo dobro zaposliti pomoćnike za inventuru.
Iako pomoćnici predstavljaju dodatne troškove, taj se izdatak u mnogim slučajevima ipak isplati. Iskusni pomoćnici inventuru će u pravilu obaviti brzo i pouzdano, a Vaši će radnici moći neometano raditi.
Vanjski suradnici osim toga nepristrano gledaju stanje u Vašoj tvrtki, pa će lakše uočiti neusklađenosti. Ako inventuru radite s vlastitim radnicima, radnike angažirajte u drugom odjelu, a ne u njihovom svakodnevnom radnom okruženju.
Za vrijeme inventure bilo bi idealno kad bi radnici radili u paru. Jedan piše, a drugi bilježi. Tako će se pogreške svesti na najmanju moguću mjeru i inventura će brže napredovati.
4. Odredite pravila za provedbu
Ako odlučite angažirati radnike za inventuru, ti će pomoćnici sigurno znati kako trebaju postupati. Vlastite radnike biste svakako trebali podsjetiti na pravila inventure.
Preporučljivo je proizvode evidentirati slijeva udesno i odozgo prema dolje. Kad tim završi neko područje, treba ga odgovarajuće označiti kako bi se spriječila ponavljanja. Inventurne liste treba popuniti čitko i tiskanim slovima. Po potrebi odredite smjernice za pisanje brojeva kako ih kasnije ne biste zamijenili.
Kontrolna lista
Optimalno odvijanje inventure
Još je puno vremena do dana bilanciranja? Ipak ne biste trebali podcijeniti prednosti dobre pripreme. Sljedeća kontrolna lista pomoći će Vam u učinkovitom planiranju sljedeće inventure.
1. Nekoliko mjeseci prije inventure
- Odredite datum inventure
- Odredite vremenski okvir inventure
- Po potrebi organizirajte pomoćnike
2. Nekoliko dana prije inventure
- S radnicima iskomunicirajte pravila za provedbu i plan odvijanja inventure i pošaljite im ih u pisanom obliku
- Pripremite prostorije: pospremite i očistite kako biste olakšali rad
- Tvrtku podijelite u inventurna područja s istim opsegom posla i označite ih bojama
- Odredite voditelje inventure i uredite centralu (koordinacija procesa, pitanja, predaja inventurnih lista)
- Radnike podijelite u parove
- Svakom timu dodijelite jedno ili više područja
- Osigurajte dovoljno radnog materijala: blokove za bilješke, pisaći pribor itd.
3. Na dan inventure
- Uputite osoblje
- Osigurajte da radnici mogu uredno obaviti inventuru
- Provjerite sve predane inventurne liste (čitljivost, jesu li popunjene kemijskom olovkom, datum i potpis radnika)
- Obilazak i kontrola svih inventurnih područja
4. Nakon inventure
- Inventurne razlike preknjižite na ispravna konta
- Dokumente predajte u poreznu upravu (dokumentaciju čuvajte deset godina)
Imate li još pitanja?
Uz ovaj plan provedbe optimalno organiziranoj inventuri ove godine više ništa ne stoji na putu. Za dodatna pitanja besplatno Vam stojimo na raspolaganju.