Radno okruženje i produktivnost
Tri dokazane strategije za organizaciju radnog mjesta i povećanje produktivnosti
Postoje razni oblici neproduktivnog rada: tim djeluje nemotivirano na sastancima, neki zaposlenici često su zamjetno odsutni ili je kvaliteta rada općenito loša. Ovaj bi se popis mogao nastaviti unedogled, a sigurno imate i koji primjer iz vlastitog pogona.
Kao protumjera prečesto se nude općeniti savjeti koji, primjerice, glase ovako: »Važno je sudjelovati!« ili »Poboljšajte komunikaciju!«. Međutim, kako se iz toga mogu izvući konkretne i praktične strategije za povećanje produktivnosti?
Za odgovor na ovo pitanje potrebno je pobliže proučiti čimbenike koji značajno utječu na produktivnost zaposlenika Vašeg pogona:
Radno mjesto
Dizajn i kvaliteta fizičkog radnog okruženja mogu smanjiti ili povećati produktivnost Vašeg tima.
Radni procesi
Optimizirani tijekovi rada u Vašem poduzeću povećavaju učinkovitost, osiguravaju veću transparentnost i olakšavaju suradnju unutar Vašeg tima – ukratko, potiču produktivnost.
Radna atmosfera
Dobra kultura poduzeća utječe na mentalitet Vaših zaposlenika i način na koji međusobno komuniciraju i odražava se na kvalitetu i produktivnost rada u Vašem pogonu.
Pozitivne promjene u navedenim područjima pomoći će Vam da povećate predanost svojih zaposlenika i učinkovitost svog tima i u konačnici smanjite izostanke s posla. Za svako područje u ovom ćete prilogu pronaći strategiju s konkretnim prijedlozima za poboljšanje koji će Vam pomoći da implementirate nove mjere za povećanje produktivnosti ili proširite postojeće pristupe u svom pogonu.
1. Ugodno radno okruženje koje potiče produktivnost
Počnimo s osnovama – neposrednim fizičkim okruženjem Vaših zaposlenika. Kakav utjecaj čimbenici kao što su buka, svjetlo ili kvaliteta zraka imaju na produktivnost Vašeg tima? Potiče li opremljenost Vaših prostorija na kreativnost i produktivnost?
- Izrazito mračne prostorije, loša kvaliteta zraka i visoke temperature u radnom prostoru ili buka iz proizvodnih ili skladišnih prostora ne samo da mogu biti neugodni, već u nekim slučajevima čak i štetni za zdravlje.
Najbolje je izravno pitati zaposlenike koje uvjete smatraju opterećujućima. Čak i naizgled neprimjetni zvukovi, primjerice česta zvonjava telefona ili mobitela, dugoročno mogu biti izrazito ometajući i negativno utjecati na produktivnost. - Otvorena struktura radnog prostora s grupnim radnim stolovima potiče kreativnost i produktivnost. Ne želite ili ne možete kompletno preurediti svoj ured?
U tom slučaju razmislite o tome da jednu prostoriju opremite posebno za interaktivne metode donošenja odluka ili razvoja ideja, primjerice analognim pomagalima za prezentacije i udobnim namještajem za sjedenje. - Obratite pozornost na čistoću i red prostorija: jasno strukturirano i uredno radno mjesto na kojem nema registratora koji leže posvuda, naslaganih kartonskih kutija ili mrvica na tipkovnici pomaže Vašim zaposlenicima da se bolje koncentriraju.
2. Učinkoviti i rasterećujući radni procesi
Organizacijski procesi u Vašem pogonu također utječu na učinkovitost Vaših zaposlenika: što su radni procesi jasniji i bolje strukturirani, to će Vaš tim raditi učinkovitije i produktivnije.
- Poboljšajte tijekove rada u svom poduzeću: jedinstvene strukture mapa olakšavaju pretraživanje dokumenata u odjelima, a standardizirani obrasci i procesi odobravanja osiguravaju nesmetan i brz svakodnevni tijek rada.
- Mnogi zadaci upravljanja kupovinama ili računovodstveni zadaci mogu se pojednostaviti primjenom online alata i automatiziranih rješenja, primjerice elektronske narudžbe. Time štedite vrijeme, resurse i rasterećujete svoje zaposlenike.
- Osim toga, možete pojednostaviti i obuke koje se ponavljaju i svaki put iznova oduzimaju mnogo vremena: priručnici ili standardizirani programi obuke idealni su za obuku novih zaposlenika u pogonu ili za obuke o sigurnosti.
3. Pozitivna i otvorena kultura poduzeća
Produktivnost, predanost i motivacija teme su koje su usko povezane i ovise jedna o drugoj. Naše posljednje područje, »Radna atmosfera«, stoga je vjerojatno najsloženija tema, a u isto vrijeme i jedna od najvažnijih za povećanje produktivnosti.
- Dobra ravnoteža između poslovnog i privatnog života i pravo glasa pri određivanju radnog vremena povećavaju motivaciju, a time i produktivnost. Pružite svojim zaposlenicima mogućnost fleksibilne organizacije radnog vremena.
Ponudite im mogućnost povremenog rada od kuće ili dajte svom timu više slobode pri određivanju vremena stanki za ručak: primjerice, ako nekome odgovara da jedan dan u tjednu malo produlji stanku, sljedeći će je dan skratiti. - Dobra komunikacija vrlo je opsežna tema. Međutim, općenito Vam savjetujemo sljedeće: pobrinite se za to da redovito osigurate vrijeme za razgovor o naizgled »nevažnim« temama uredske svakodnevice kako biste potaknuli komunikaciju.
Obratite pozornost na pozitivnu komunikaciju na sastancima: izbjegavajte okrivljavanje i spominjanje starih problema iz prošlosti – i okrenite se budućnosti s pomoću konstruktivnih prijedloga za poboljšanje. - Zdravlje Vaših zaposlenika ne obuhvaća samo gore navedene fizičke čimbenike, već uključuje i mentalne aspekte kao što je razina stresa. Pritom je problematično što i prevelika i premala razina stresa mogu smanjiti produktivnost osobe. Stoga je važno da dobro poznajete svoj tim: Tko već dugo radi iste zadatke i treba ga malo motivirati kraćim rokom za obavljanje posla? Tko je još uvijek relativno nov u području u kojem radi, ima još puno toga za naučiti i treba ga malo rasteretiti?
Ostanite uporni: povećanje produktivnosti dug je proces
Dobra integracija zaposlenika, učinkovita organizacija radnog mjesta i povećanje produktivnosti teme su čija je implementacija često spora. Neka Vas ne obeshrabri mnoštvo mogućih (i često potrebnih) mjera.
Najbolje je prvo odabrati ciljeve koje je najlakše ostvariti. Zatim postavite rokove za ostvarivanje težih ciljeva i razmislite koje kratkoročne mjere želite provoditi korak po korak kako biste dugoročno postigli složenije ciljeve.
Obratite nam se!
Za dodatna pitanja besplatno Vam stojimo na raspolaganju.