Agilni ured: kako donositi bolje odluke za uspješnu budućnost
U skladištu, proizvodnji i razvoju ili u upravljanju kupcima: još nikada nije bilo tako važno brzo doći do ispravnih odluka. Ako sastanke, procese i uređenje pogona uredite u skladu s agilnom metodom rada, u utrci za kupcima, inovacijama i održivošću bit ćete daleko ispred svih.
Nesigurnost kao načelo uređenja: zašto trebam agilni ured?
Sva su usta puna agilne metode rada i pojmova poput scruma. Napredna je digitalizacija poznate stare metode rada i korporativne strukture okrenula naglavačke – u svakoj branši i svim oblicima pogona.
Tamo gdje je prije sliku određivalo dugačko trajanje projekata, mogućnost planiranja poslovne godine i jasno razgraničeni dijelovi procesa, danas se korporativni svijet mora suočiti s nesigurnošću, sve kraćim ciklusima razvoja i proizvoda, visokim zahtjevima zainteresiranih strana, neprekidnom komunikacijom i istovremenošću digitalnog gospodarstva.
Pod tim uvjetima tradicionalni projektni i radni procesi jedva da još jamče uspjeh. Softverska industrija prva je to spoznala i pod pojmom scruma formulirala je agilni razvoj proizvoda koji se široko kopira za svaku strukturu poduzeća i sve projektne procese.
Agilna poduzeća odlikuju se visokom dozom fleksibilnosti i umreženim razmišljanjem:
- više projektnih koraka obrađuje se paralelno u (podijeljenim) timovima, a operativni se planovi neprestano prilagođavaju
- Sudionici u projektu u interdisciplinarnim timovima zauzimaju različite uloge i mogu fleksibilno preuzimati zadatke
- Zahvaljujući (sadržajno i vremenski) jasno definiranim zadacima uz sadržaje koji ipak ne definiraju rezultate, vrijeme utrošeno na projekte i zadatke svodi se na minimum, a istovremeno se povećava kvaliteta rezultata
- Izmjene, nepredviđene okolnosti ili novi inputi anticipiraju se i na njih se odgovara fleksibilno i transparentno
- Postojana komunikacija sa svim sudionicima i kupcima sprečava pogreške u razvoju ili pogrešne pretpostavke
Za sve te karakteristike tradicionalne uredske strukture s fiksnim radnim mjestima, pojedinačnim uredima i pretpotopnom prezentacijskom tehnikom posve su neprikladne. Samo ako su svi sudionici u projektu uvijek najbolje informirani, pojedinačni čimbenici agilnog poduzeća mogu se međusobno nadovezivati. Već i zbog toga agilni ured mora imati elemente za uređenje koji potiču načela scrum i agilne metode rada:
- Otvoreno i fleksibilno planiranje prostora za sastavljanje projektnih timova i brzu komunikaciju
- Pomagala za vizualiziranje i prezentiranje na svakom mjestu sastanka
- Različita mjesta za sastanke za formalnu i neformalnu komunikaciju (prostorija za konferencije nasuprot pultu)
- Različite ponude radnih mjesta (pisaći stol, lounge, stojeće radno mjesto) za različite radne korake
- Optimalna povezanost analognih i digitalnih pomagala za vizualiziranje i prezentiranje
Scrum u agilnom uredu: manje sastanaka, više rezultata
Uspjeh scrum metodologije počiva na spoznaji da se uspješni rezultati projekta ne mogu od samog početka fiksno isplanirati. Radije se razvija vizija rezultata koji počiva na dosljednoj analizi potreba kupaca.
Vizija koja se odražava na višoj razini planiranja (takozvani product backlog) uz pomoć međurezultata i promišljanja o detaljima odnosno projektnih koraka (sprint backlog) tijekom razvoja uvijek se iznova prilagođava stvarnim uvjetima.
Drugim riječima: vrlo složeni projekti neće postati manje složeni, ali će podjelom na korake, jasno dodijeljenim ulogama i ispravnim tehnikama dokumentiranja i vizualiziranja postati opipljivi i ostvarivi.
Bitan element scrum metodologije su četiri događaja koji se nazivaju sastancima (meetings) u kojima članovi scrum tima svoj rad i svoje rezultate dijele s kolegama i drugim važnim sudionicima. Ti se sastanci odlikuju visokim stupnjem formalizacije:
- Svaki događaj ima jasnu temu i u skladu s time točno definirane sadržaje
- Svaki događaj usredotočuje se isključivo na tu temu
- Svaki događaj ima obavezno trajanje koje se ne smije prekoračiti
- Svaki događaj je čvrsto integriran u projektni operativni plan
Koliko god ta pravila zvuče jednostavno, toliko su ona revolucionarna u usporedbi s tipičnom kulturom sastanaka. Upravo je u početnoj fazi na putu do agilne organizacije potreban snažan moderator i trener koji će voditi taj prijelaz. U scrum metodologiji ta se uloga naziva scrum master.
On nije odgovoran samo za to da sve protekne bez problema nego i za to da se ispune potrebni okvirni uvjeti za četiri različite vrste sastanaka. A to se odnosi i na uređenje ureda.
Uređenje ureda za agilnu metodu rada: četiri scenarija, četiri zahtjeva u pogledu opreme
Iako četiri vrste sastanaka prema scrum metodologiji predstavljaju samo isječak agilne metode rada, one su ipak savršen primjer za to kako definirani okvirni uvjeti, uređenje i odluke u suvremenom poduzeću utječu jedni na druge.
U planiranju sprinta nadolazeći se dio projekta (sprint) ocrtava u ciljevima i zadacima (tasks). Taj sastanak s ulogama u scrum okviru (donositeljem odluka koji se zove product master, timom i scrum masterom) traje maksimalno dva sata po sprint tjednu i u skladu s tim treba se održati u optimalno opremljenoj projektnoj prostoriji s dostatnom radnom površinom i suvremenom prezentacijskom tehnikom.
Dnevni scrum je dnevni početni sastanak scrum tima i scrum mastera. Traje maksimalno 15 minuta i na njemu se utvrđuje što se postiglo ili nije postiglo proteklog dana i kako će izgledati dolazeći radni dan. Taj se sastanak odvija stojeći radi poštovanja zadane kratkoće. Pult je u ovom slučaju savršeno sastajalište, a bez takozvanog taskboarda (ploče za planiranje) za pregledni prikaz obavljenih i predstojećih zadataka praktički se ne može.
Pregled sprinta donosi privremeni zaključak na kraju sprinta. Ovdje je karakteristično to da se pribavlja povratna informacija od kupca o aktualnom stanju proizvoda/projekta i zatim se koristi za planiranje sljedećeg koraka. Taj sastanak koji traje najviše jedan sat po sprint tjednu trebao bi se održavati u odgovarajuće reprezentativnim konferencijskim prostorijama u kojima će kupac steći pozitivan dojam o poduzeću. Najsuvremenija tehnika za prezentaciju i moderiranje i ovdje je neizbježna.
Retrospektiva sprinta isto donosi zaključak proteklog sprinta, ali se radi o internom timskom sastanku u kojem se radi o načinu rada tima i prostoru za kritiku i autorefleksiju. Taj 45-minutni sastanak treba se održavati u atraktivnom, zaštićenom okruženju, izvan stvarnog radnog mjesta i »službenih« prostorija za sastanke. Kutci za opuštanje s barskim stolovima i naslonjačima ovdje su prikladna opcija.
Spremni za agilni ured? Čime ćete urediti suvremena poduzeća
Optimalnu povezanost analognih i digitalnih pomagala za vizualiziranje i prezentiranje u agilnom uredu ne treba podcijeniti. Uz vizualizaciju i komunikaciju kao središnji čimbenik reda klasične bijele ploče i kompleti prezentacijskih ploča dobit će novi značaj.
Kao takozvani taskboard, strukturiran po načelima ploče za kanban, bijela je ploča logično pomagalo za vizualizaciju na kojem se mogu razvijati i dodjeljivati dnevni zadaci ili veći dijelovi plana.
Zato ih treba staviti na raspolaganje tamo gdje se timovi (svakodnevno) sastaju – ne samo u konferencijskoj prostoriji ili u pojedinačnom uredu nego i uz pult ili mjesto za sastanke.
Razumljivo je da agilni ured živi od digitalnog umrežavanja. Planovi i dokumentacija zajedno se izrađuju u digitalnim alatima. Zato je toliko važna prijenosna tehnika – tableti, prijenosna računala, pametni telefoni.
U agilnom uredu dopunit ćete je pomagalima za prezentaciju i rad kao što su stolni stalci za tablet GO-TO™ ili komplet Capture APP, uz čiju pomoć možete savršeno digitalizirati analogne prikaze na bijelim pločama.
S jasnim definicijama u budućnost: bolje moderirati znači bolje nastupati
Geslo agilne metode rada je: manje govoriti, više reći, više učiniti. Stoga su važan dio agilne organizacije obuka komunikacije i nova kultura sastanaka. Za sve to potrebno je vježbanje, input i vrijeme.
Rado ćemo Vam i u osobnom razgovoru pomoći da odaberete pravu opremu za svoj agilni ured. Slobodno nam se obratite.
