Sustavi za organizaciju: prestanite tražiti, počnite pronalaziti.

Funkcionira li postojeći sustav za organizaciju u uredu prepoznat ćete najkasnije kada Vam predstoje zadatci provjere poreza ili izrade godišnje bilance. Ako Vaši djelatnici bjesomučno tragaju za ovom ili onom narudžbenicom, vrijeme je da promislite raspolažete li dobrim sustavom za odlaganje i kod tvrtke KAISER+KRAFT naručite sustave za razvrstavanje. No tijekom svakodnevne organizacije tijeka rada promišljena je informacijska logistika također jamac da će sve proteći bez ikakvih poteškoća.

Zašto je red u uredu važan?

Unatoč tome što je digitalizacija u punom jeku, i dalje se svakodnevno u uredu rukuje velikom količinom papira – koji stoga nije izgubio svoj značaj nosača informacija. Ovaj papir u obliku dokumenata, obrazaca, narudžbenica i slične papirologije uvijek mora biti nadohvat ruke dotičnom djelatniku u dotično vrijeme.

Ako to nije slučaj, pojedina se narudžba može zagubiti jer nadležni suradnik nije pronašao sve dokumente. Ili ćete, možda, jedan zadatak obaviti dvaput jer djelatnik nije znao da dokumentacija za njega već postoji.

Sustavi za organizaciju i načelo razvrstavanja koje se krije iza njih u pravilu ispunjavaju najvažnije preduvjete za savršenu organizaciju rada. Svaki djelatnik zna što treba činiti. On će pronaći sve relevantne dokumente na poznatom mjestu. Odgovorni djelatnici imat će pregled nad aktivnim zadatcima i nalozima te mogu, u skladu s time, izrađivati tjedne planove, koji će zauzvrat odmah biti jasni svim relevantnim djelatnicima.

Koji su sustavi za organizaciju prikladni za što?

Kod tvrtke KAISER+KRAFT pronaći ćete sustave za odlaganje za područje proizvoda Ured, ali i sustave za razvrstavanje za skladište, radionicu ili proizvodnu halu. Pri tome ih uvijek možete upotrebljavati fleksibilno i u skladu sa svojim potrebama – unatoč tome što su određeni proizvodi osmišljeni da budu najsmisleniji u određenom okruženju:

Ploče za sortiranje i planeri za radionicu dio su postupka planiranja i prosljeđivanja informacija kod aktivnih zadataka i naloga. Ovdje se, primjerice, opisi naloga i popisi za naručivanje razvrstavaju prema djelatnicima i danu u tjednu – i tako se stvara red na više razina.

Razdjelnici za poštu uštedjet će Vam vrijeme jer pisma i pakete nećete morati dostavljati izravno primatelju, a sa stanicama za organizaciju i sortiranje za ured ili radionicu izbjeći ćete kaos s malim predmetima.

Tipične uredske informacije u obliku dokumenata izvrsno su sortirane te izravno i jednostavno pristupačne na okretnim stupovima za registratore.

Kako mogu stvoriti dobro organiziran ured?

Najkasnije u slučaju kada kod tvrtke KAISER+KRAFT naručite nove sustave za organizaciju trebali biste kritički preispitati svoj dosadašnji sustav za odlaganje. Postavite si pri tome sljedeće pitanje: pronalazi li djelatnik X zaista uvijek informaciju Y?

Pri tome ne biste trebali provjeriti samo važno općenito znanje, primjerice u pogledu dokumenata ili tijekom planiranja tjedna, već biste također trebali baciti pogled na pisaće stolove svojih djelatnika: postoje li na njima podloge za sortiranje kako bi svaki djelatnik mogao samostalno organizirati svoje zadatke?

U brojnim je uredima sustav za razvrstavanje već razrađena struktura koja se prenosi kao implicitno znanje. To će poći po zlu najkasnije kada stari djelatnici novima to znanje više neće moći prenijeti. Stoga biste na zaista svaki pretinac sustava za odlaganje uvijek trebali postavljati jednoznačne natpise – i dodatno, u svrhu boljeg pregleda, raditi s kodiranjima boja za dokumente ili određene odjele i suradnike.

Naposljetku je još važno provjeriti lokaciju određenog izvora znanja: može li svaka osoba pronaći svoju poštu, neovisno o sustavu rada u smjenama? Imaju li svi relevantni djelatnici pristup dokumentima o narudžbama ili moraju čekati odgovor tajništva? Znaju li gdje se čuva uredski materijal te imaju li mu pristup?

Tvrtka KAISER+KRAFT nudi odgovarajući proizvod kao odgovor na sva ova pitanja. Ako Vam možemo pomoći pri odabiru, kontaktirajte nas u bilo kojem trenutku.

EUROKRAFTpro Sustavi za organizaciju