Pitanja i odgobori o agilnoj metodi
Koliko je agilno tvoje poduzeće?
Agilnost, pomodna riječ koja sigurno već neko vrijeme kruži i u Vašem poduzeću. Gotovo svi je upotrebljavaju, no mnogi ne znaju baš točno što stoji iza te riječi. To ne čudi jer kontekst u kojem se ova riječ upotrebljava važan je za razumijevanje. U masi raznih koncepata povezanih s agilnim metodama rada može se lako pogubiti.
Kako agilnost u Vašem poduzeću ne bi bila samo pomodna riječ nego metoda koja se upotrebljava, Vaši bi djelatnici trebali poznavati značenje, tijek i metode agilnog rada. U tu smo svrhu prikupili najčešća pitanja i odgovorili na njih. Možda ćete među njima pronaći nešto što ni sami još niste znali o agilnosti.
Što je agilan način rad? Što se podrazumijeva pod ovim pojmom?
Agilna suradnja unutar tvrtke stavlja timski rad u fokus. Klasične uloge menadžmenta koji snosi odgovornost i zaposlenik koji djeluje, više nisu relevantni. Moto je sad: "Radite pametnije, a ne teže", jer kad radite agilno, tim uvijek preuzima zajedničku odgovornost za donesene odluke. Upravljačka razina ima zadatak podržati i ojačati tim.
Objašnjenje pojma
Na kojim se načelima temelji agilan način rada?
- Klijent je kralj: u središtu svih agilnih metoda je zadovoljstvo klijenta. To znači da se njegovi problemi i očekivanja stavljaju u središte svih agilnih metoda. Inače, riječ klijent može se u ovom kontekstu shvatiti doslovno, no može predstavljati i nalogodavce unutar poduzeća koji su dali određeni nalog.
- Agilni radni proces uvijek se odvija u timu. Tim se sam organizira, blisko surađuje i djeluje na vlastitu odgovornost. U pravilu se smatra da tim optimalne veličine obuhvaća pet do osam osoba.
- Suradnja na projektu trebala bi biti dobrovoljna kako bi motivacija bila i ostala visoka. Potrebni alati moraju uvijek biti na raspolaganju jer nedostatak sredstava i resursa umanjuje uspjeh. Naravno da to nije uvijek moguće, no tada je potrebno komunicirati i objasniti kako se članove tima ne bi frustriralo, već nastavilo motivirati. Transparentnost je, dakle, neophodna.
- Članovi tima određuju konkretne mjerljive ciljeve ili ključne korake. Zadaci koji se moraju izvršiti da bi se postigao cilj postavljaju se kao prioriteti i odrađuju korak po korak.
- Ne ide bez redovitih sastanaka. Kako bi se zadržala transparentnost, potrebno je redovito provjeravati napredak i ovisno o njemu određivati sljedeće korake ili ih po potrebi ponovno definirati.
- Svaki agilni tim samostalno kontrolira svoj napredak.
Otkad postoji agilan način rada?
Moglo bi se, naravno, heretički reći »oduvijek« jer čak je i gradnja kuće, primjerice, agilna. Međutim, znanstveno gledano, prve teze i rasprave o agilnom radu objavljene su 50-ih i 70-ih godina prošlog stoljeća. Takozvani »Agilni manifest« objavljen je 2001. godine. Odnosi se prije svega na rad inženjera za razvoj softvera koji su tražili mogućnosti organizacije kompleksnijih IT projekata. Iz toga su se razvila osnovna načela agilnog rada.
Zašto agilno?
Koje su prednosti agilnog rada?
- Agilan je način rada vrlo učinkovit
- U okviru agilnih procesa može se brže reagirati na promjene
- Proizvod ili stanje kontinuirano se poboljšava; brza međurješenja dovode do konačnog rezultata
- Kvalificirani i motivirani djelatnici brzo vide rezultate svog rada i na taj način ostaju motivirani
Pažnja: preduvjet je da poduzeće potiče i uvodi agilnost bez prisile. Naime, bez djelatnika to ne ide. Za rukovodstvo to znači da trebaju pokloniti povjerenje i prepustiti kontrolu, a za djelatnike da trebaju preuzeti odgovornost i živjeti timski rad.
Koji su nedostaci agilnog rada?
- Rad agilnog tima u pravilu nije usredotočen na krajnji proizvod ili pak na iskustvo krajnjeg korisnika. Ovisno o tome koliko je složen put do krajnjeg proizvoda, djelatnici se također mogu izgubiti u agilnim međurješenjima.
- U koncernima koja su vođena na tradicionalan i konzervativan način agilno načelo rada može biti u suprotnosti s formalnim standardnim procesima poduzeća. Agilno postupanje djelatnika rijetko funkcionira u kombinaciji sa zahtjevima i stalnom kontrolom odozgo.
- Neki djelatnici radije ispunjavaju zahtjeve odozgo i ne osjećaju se ugodno kad im se prepusti previše odgovornosti.
Postizanje agilnosti
Kako se uvodi agilan način rada u poduzeće?
Uvođenje agilnih metoda u poduzeće podrazumijeva proces učenja za sve sudionike. Iz tog se razloga brojna poduzeća oslanjaju na vanjsko savjetovanje. Agilne organizacijske strukture moraju se polako razvijati, moraju takoreći srasti s poduzećem. To iziskuje vremena i u određenom je smislu također agilni proces.
Prije svega u Vašem se poduzeću mora razviti jedinstveno shvaćanje agilnosti. Većina se velikih poduzeća kod uvođenja agilnih procesa oslanja na djelatnike koji su se u prošlosti već istaknuli visokim stupnjem samoinicijative i spremnosti na preuzimanje odgovornosti. Takvi djelatnici dobar su odabir za agilne timove.
Tijekom prvih koraka i odjel ljudskih resursa i rukovodeće osoblje trebali bi sudjelovati na prvim sastancima timova, no prateći i promatrajući, nikako postavljajući zahtjeve. Takozvana retrospektiva, sastanak koji se u pravilu odvija svaka dva ili četiri tjedna, a posebno je prikladan jer se na njemu razgovara o tome što je dobro, a što manje dobro odrađeno.
Što čini osnovu agilnog procesa?
Ovo su tri stupa svakog agilnog procesa:
- Redoviti sastanci / dnevni sastanci: takozvani sastanci s nogu (stand-up meetings) koji u pravile ne traju dulje od 15 minuta mogu se održavati svakodnevno. Ovisno o temi rada i potrebi skupine može se održavati i tjedni sastanak u trajanju od sat vremena. U timu bi se trebalo razgovarati o tome što svaki pojedini član treba za postizanje svog cilja i što može napraviti kako bi pružio podršku drugima.
- Transparentnost: na komunikacijskoj je stijenci za sve sudionike jasno prikazano tko radi na kojoj temi, što je obavljeno i što je ostalo otvoreno. Ako postoje problemi koji ometaju obavljanje nekog zadatka, oni moraju biti tamo zabilježeni. U tu se svrhu u pravilu upotrebljava kanban ploča. Možete je sami izraditi uz pomoć oglasne ploče i post-it naljepnica ili možete raditi s pločama za planiranje.
- Retrospektiva: redovito se održavaju sastanci na kojima se rekapitulira što je dobro, a što loše odrađeno. Negativne aspekte trebalo bi suzbiti. Stoga se razvijaju mjere poboljšanja koje bi se trebale odmah provesti.
Kako funkcionira agilan način rada na projektu?
Upravo su projekti prikladni za isprobavanje agilnih metoda rada. Zahvaljujući ovim postupcima i Vaši će projekti postati agilniji:
- Korak po korak: podijelite velike projekte u male potprojekte (nazivaju se i sprintovi), čiji se rezultat može objaviti i čiji se uspjeh na taj način može izmjeriti. Svaki potprojekt odgovara jednom zadatku na kanban ploči. Ako stavite određene potprojekte u logičan redoslijed jer se nadovezuju jedan na drugi, automatski ćete i odrediti prioritete za svoj projektni plan ili takozvani »roadmap«.
Usput rečeno, potprojekt može sadržavati daljnje pakete zadataka. Stoga članovi projekta često prave i vlastite male kanban ploče kako bi bilježili napredak svojih osobnih zadataka. - Zadržavanje fleksibilnosti: kako bi u sklopu projekta uvijek mogli brzo odgovoriti na promijenjene zahtjeve, konkretno se isplanira uvijek samo idući potprojekt, u nekim slučajevima i onaj nakon toga. Sve što treba doći nakon toga bilježi se ugrubo, a detalji se još ne utvrđuju.
- Promjena perspektive: klijent ili korisnik je u središtu svega što se planira i provodi tijekom projekta ili potprojekta. Uvijek si postavljajte početna pitanja kao što su: »Kako mogu pomoći svom klijentu da...« Tako nitko neće izgubiti smisao i svrhu projekta iz vida.
Agilne metode
Što je agilni okvir upravljanja?
Izradite agilni okvir upravljanja ako ste sigurni da u svojoj tvrtki želite primjenjivati agilne radne procese. To znači da izradi okvira uvijek prethodi uvođenje agilne metode s pilot-skupinama. One Vam svojim iskustvom mogu pružati podršku pri izradi okvira za Vašu tvrtku. U načelu postoje dva okvira za metode koji se često upotrebljavaju zajedno: Scrum i Kanban. Zajedno sa svojim pilot-skupinama odredit ćete u kojim slučajevima bi se trebao upotrebljavati koji okvir.
U sklopu razvoja softvera postoji niz drugih metoda koje se odnose posebno na ovo područje rada. One nisu toliko prikladne za primjenu u drugim područjima kao što su marketing, upravljanje proizvodima ili sadržajem.
Što se podrazumijeva pod tehnikom Scrum?
Scrum na hrvatskom znači nešto kao gomila ili gužva. To ima smisla jer se Scrum temelji na pretpostavci da su projekti najčešće toliko složeni, dakle toliko toga se događa da je teško na samom početku pripremiti sveobuhvatni plan projekta. Stoga metoda Scrum gužvi suprotstavlja mali tim koji međusobno surađuje. On se pouzda u to da se zadaci koji su dio projekta korak po korak nadograđuju jedan na drugi (inkrementalno) i da se ponavljaju (iterativno) te da se tim pritom koristi stečenim iskustvima (empirijski).
Metoda Scrum temelji se na tri osnovna načela: transparentnosti, provjeri i prilagodbi. To znači da su svi uvijek obaviješteni o statusu projekta te o eventualnim problemima koji bi mogli ugroziti napredak. Redovito se provjerava imaju li planirani radni koraci još uvijek smisla. Po potrebi se razvojni plan prilagođava novim zahtjevima.
U metodi Scrum jedan se veliki projekt sastoji od mnogo potprojekata. U sklopu potprojekta potrebno je izvršiti zadatke. Ove zadatke odrađuje izvršni tim u određenom vremenskom razdoblju koje se naziva sprint.
Kako bi se u sklopu procesa Scrum pridržavalo postupaka koji su u skladu s pravilima, postoje točno definirane uloge unutar Scrum tima.
Koje su uloge u klasičnom Scrum projektu?
U razvoju softvera postoji pet tipičnih uloga koje moraju biti zastupljene kako bi agilni projekt bio uspješan:
- Scrum master: je takoreći čuvar agilnog okvira. Istovremeno je kontaktna osoba za svoj razvojni tim. Poznaje pozadinu i kontekst projekta, savjetuje tim i pokušava ga držati podalje od nepotrebnih smetnji izvana. Njegov najvažniji sparing partner je vlasnik proizvoda. Zajedno s njim određuje zadatke u sklopu potprojekta.
- Product owner (vlasnik proizvoda): slaže ciljeve potprojekata u takozvane sprintove za projektni tim. Pritom se mora pobrinuti za to da svi sudionici razumiju zahtjeve. Budući da snosi odgovornost za projekt, on također izrađuje pojedinačne pakete zadataka u sklopu potprojekta. To znači da vlasnik proizvoda određuje prioritete, određuje koji su zadaci najvažniji, a koji se mogu napraviti i kasnije.
- Subject matter expert (stručnjak za određeno područje): je praktički osoba koja posjeduje znanje o određenim temama. Budući da jedna osoba ne zna uvijek sve, već više osoba zna različite stvari, u sklopu agilnog upravljanja projektima često je riječ o skupini stručnjaka za određeno područje, tzv. subject matter group. Članovi ove skupine najčešće su oni koji postavljaju zahtjeve vlasniku proizvoda koji ih zatim prihvaća, raspravlja o njima s izvršnim timom i postavlja prioritete.
- Business owner (vlasnik posla): je osoba koja je zapravo omogućila projekt. On je takoreći »glavni sponzor«, međutim, odgovornost predaje vlasniku proizvoda. On se pak obraća vlasniku posla ako treba dodatnu potporu, najčešće onu financijske prirode.
- Development team (razvojni tim): čine ljudi koji zapravo rade na projektu. Oni realiziraju zahtjeve kojima je vlasnik proizvoda prethodno odredio prioritete.
Što znači Kanban?
Zahvaljujući Kanbanu zahtjeve koje postavljate svom projektnom timu možete učiniti vidljivima, odrediti im prioritete i prikazati napredak tijekom rada na navedenim zahtjevima. Svaki zadatak bilježi se na jednoj kartici.
Postupak:
Počinjete tako da sve kartice stavite u jedan stupac: to je tzv. backlog odnosno popis zadataka koje treba obaviti, a kojima će se odrediti prioritet u sljedećem koraku.
U susjednom stupcu treba organizirati zahtjeve koji imaju prioritet, koji se trebaju prvi izvršiti. Dajmo ovom stupcu naziv »za odraditi«.
Svaki djelatnik u timu dobiva jedan od ovih zadataka. Najčešće pojedinačni članovi tima odlučuju sami za sebe koje će zadatke preuzeti.
Nakon dovršetka zadatka kartica se iz stupca »za odraditi« premješta u sljedeći stupac naziva »odrađeno«.
Ako previše kartica ostane visjeti u stupcu »za odraditi«, to je svima vidljivo i može se odmah intervenirati i smisliti rješenja koja su potrebna za provedbu određenog zadatka.
Svaki se projekt u načelu sastoji od pojedinačnih zadataka ili radnih paketa. Stoga je Kanban metoda koju možete upotrebljavati za sve projekte i koju možete kombinirati s drugim metodama.
Koja je razlika između okvira Scrum i Kanban?
U načelu oba okvira imaju slične procese. No Scrum je strože reguliran. To znači da su postupci u većoj mjeri obvezujući. Podijeljene uloge unutar tima donose veći stupanj odgovornosti i o priopćenim rokovima ne može se pregovarati. S druge strane Kanban je malo slobodniji. Kod ovog je okvira važnija transparentnost. Radni se zadatak može i neodrađen prebaciti za idući tjedan, a da zbog toga nije potrebno potpuno ispočetka određivati prioritete. Kanban je dakle informativniji, ali i u određenoj mjeri manje »organiziran« u odnosu na Scrum.
Napomena: u brojnim se poduzećima često upotrebljavaju mješoviti oblici okvira Scrum i Kanban. Oni se automatski razvijaju iz agilnih radnih koraka. I njima je u međuvremenu dan naziv: Scrumban.